Verarbeite Rechnungen, Verträge, Formulare und Belege vollautomatisch mit KI-gestützter Texterkennung und Datenextraktion. Spare hunderte Stunden manueller Arbeit und eliminiere Erfassungsfehler.
Kostenlose BeratungKonkrete Ergebnisse für dein Unternehmen.
Fortschrittliche Texterkennung, die weit über klassisches OCR hinausgeht. Erkennt Strukturen, Tabellen und Zusammenhänge in Dokumenten jeder Art und Qualität.
Automatische Erkennung und Extraktion aller relevanten Rechnungsdaten: Beträge, Steuersätze, Bankverbindungen, Positionen und Kontierungsinformationen.
KI liest und analysiert Verträge, identifiziert Schlüsselklauseln, Fristen, Risiken und Verpflichtungen und macht sie durchsuchbar und vergleichbar.
Automatische Erfassung von Daten aus strukturierten und unstrukturierten Formularen. Handschrift, Ankreuzfelder und Freitext werden zuverlässig erkannt.
Die KI erkennt automatisch den Dokumententyp, ordnet ihn der richtigen Kategorie zu und leitet ihn an den zuständigen Bearbeitungsprozess weiter.
Automatische Plausibilitätsprüfungen und Validierung extrahierter Daten gegen bestehende Stammdaten. Unsicherheiten werden zur manuellen Prüfung markiert.
Trotz fortschreitender Digitalisierung basieren viele Geschäftsprozesse immer noch auf Dokumenten: Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Bewerbungen, Formulare, Bescheide und Korrespondenz. In den meisten Unternehmen werden diese Dokumente noch immer manuell geöffnet, gelesen, relevante Daten herausgesucht und in verschiedene Systeme eingetragen. Das kostet nicht nur enorm viel Zeit, sondern ist auch fehleranfällig und skaliert nicht.
KI-gestützte Dokumentenverarbeitung automatisiert diesen gesamten Prozess. Vom Eingang eines Dokuments bis zur vollständigen Erfassung aller relevanten Daten in deinen Zielsystemen läuft alles automatisch. Die KI erkennt nicht nur Text, sondern versteht die Struktur und den Kontext eines Dokuments. Sie weiß, dass eine Zahl neben dem Wort "Gesamtbetrag" der zu zahlende Betrag ist und nicht die Artikelnummer.
Die Technologie hat in den letzten Jahren einen enormen Sprung gemacht. Moderne KI-Modelle erreichen bei der Dokumentenerkennung Genauigkeitsraten von über 95 Prozent, selbst bei schwierigen Vorlagen wie schlechten Scans, handschriftlichen Notizen oder unübersichtlichen Layouts. Und mit jedem verarbeiteten Dokument lernt das System dazu und wird noch präziser.
Für Unternehmen bedeutet das eine massive Entlastung: Sachbearbeiter, die bisher Stunden mit der Datenerfassung verbracht haben, können sich auf Prüfung, Qualitätssicherung und Sonderfälle konzentrieren. Die Durchlaufzeiten von Dokumenten verkürzen sich von Tagen auf Minuten, und die Fehlerquote sinkt auf einen Bruchteil der manuellen Verarbeitung.
Unsere intelligente OCR-Lösung kombiniert mehrere KI-Technologien zu einer leistungsstarken Pipeline. Im ersten Schritt wird das Dokument vorverarbeitet: Bildkorrekturen, Entzerrung, Rauschunterdrückung und Kontrastoptimierung sorgen dafür, dass auch Dokumente in schlechter Qualität zuverlässig verarbeitet werden können.
Anschließend analysiert die KI die Dokumentstruktur. Sie erkennt Header, Footer, Tabellen, Adressblöcke, Logos und Textbereiche. Diese strukturelle Analyse ist entscheidend für die korrekte Zuordnung der extrahierten Daten. Eine Zahl in einer Tabellenspalte mit der Überschrift "Einzelpreis" wird anders behandelt als eine Zahl im Adressblock, die eine Hausnummer sein könnte.
Bei der Rechnungsverarbeitung extrahiert das System automatisch alle buchungsrelevanten Informationen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Lieferantendaten, Bankverbindung, Einzelpositionen mit Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis, Steuerbeträge und Zahlungsbedingungen. Diese Daten werden gegen deine Stammdaten validiert: Ist der Lieferant bekannt? Stimmt die Bankverbindung? Passt die Rechnung zu einer offenen Bestellung?
Abweichungen und Unsicherheiten werden automatisch zur manuellen Prüfung markiert. Ein übersichtliches Review-Interface zeigt dem Sachbearbeiter das Originaldokument neben den extrahierten Daten, sodass Korrekturen schnell und einfach vorgenommen werden können. Diese Korrekturen fließen direkt in das Training des Modells ein, sodass ähnliche Dokumente zukünftig korrekt erkannt werden.
Die nahtlose Integration in gängige Buchhaltungssysteme wie DATEV, SAP, Lexware oder Sage stellt sicher, dass die extrahierten Daten direkt in die richtigen Konten und Kostenstellen fließen.
Die automatische Vertragsanalyse ist eines der spannendsten Einsatzfelder der KI-Dokumentenverarbeitung. Unternehmen verwalten oft hunderte oder tausende von Verträgen: Lieferantenverträge, Kundenverträge, Mietverträge, Arbeitsverträge, Lizenzvereinbarungen und mehr. Den Überblick zu behalten, Fristen zu überwachen und Risiken zu identifizieren ist bei dieser Menge manuell kaum möglich.
Unsere KI-Vertragsanalyse liest Verträge und extrahiert strukturiert die wichtigsten Informationen: Vertragsparteien, Laufzeit, Kündigungsfristen, Preise und Preisanpassungsklauseln, Haftungsregelungen, Gewährleistungsbestimmungen und Gerichtsstandvereinbarungen. All diese Informationen werden in einer durchsuchbaren Datenbank gespeichert und mit automatischen Fristenerinnerungen versehen.
Besonders wertvoll ist die Fähigkeit, Verträge zu vergleichen und Abweichungen zu identifizieren. Bei neuen Verträgen zeigt die KI, wo der vorliegende Entwurf von deinen Standardbedingungen abweicht und welche Klauseln besondere Aufmerksamkeit erfordern. Das beschleunigt die Vertragsprüfung erheblich und reduziert das Risiko, nachteilige Bestimmungen zu übersehen.
Die Formularverarbeitung adressiert ein weiteres häufiges Szenario. Ob Aufnahmeformulare, Schadenmeldungen, Bestellscheine oder Antragsformulare: Die KI erkennt die Struktur des Formulars, extrahiert die eingetragenen Daten und überträgt sie in deine Systeme. Dabei werden auch Ankreuzfelder, Unterschriften und handschriftliche Eintragungen zuverlässig erkannt. Die extrahierten Daten werden automatisch validiert, mit Stammdaten abgeglichen und direkt in die nachgelagerten Geschäftsprozesse überführt, sei es eine Kundenanlage, eine Schadensbearbeitung oder eine Vertragsfreigabe.
Bevor ein Dokument verarbeitet werden kann, muss es korrekt klassifiziert werden. In vielen Unternehmen landen täglich dutzende oder hunderte Dokumente verschiedenster Art in einem zentralen Posteingang: per E-Mail, per Post-Scan, über Webformulare oder aus anderen Quellen. Die manuelle Sortierung und Weiterleitung ist zeitaufwändig und verzögert die Bearbeitung.
Unsere KI-Klassifikation erkennt automatisch den Dokumententyp und ordnet jedes Dokument der richtigen Kategorie zu. Rechnung, Angebot, Bestellung, Mahnung, Vertrag, Bewerbung, Kundenschreiben: Das System unterscheidet zuverlässig zwischen verschiedenen Dokumentenarten und leitet sie an den zuständigen Bearbeitungsprozess weiter.
Die Klassifikation basiert auf einer Kombination aus visueller Analyse und Textverständnis. Das Modell erkennt typische Layouts und Formulierungen für verschiedene Dokumententypen und kann auch unbekannte Vorlagen mit hoher Treffsicherheit einordnen. Die Trainingsphase ist dabei überraschend kurz: Oft reichen 20 bis 50 Beispieldokumente pro Kategorie für eine zuverlässige Klassifikation.
Die eigentliche Stärke liegt in der Prozessintegration. Jeder Dokumententyp wird mit einem spezifischen Verarbeitungsworkflow verbunden. Eine erkannte Rechnung durchläuft automatisch den Rechnungsprüfungsprozess, ein erkannter Vertrag wird in die Vertragsverwaltung überführt und eine Kundeanfrage wird an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Diese durchgängige Automatisierung vom Posteingang bis zur Erledigung spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass kein Dokument verloren geht oder vergessen wird.
Für Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen bieten wir zusätzlich eine Archivierungslösung, die alle verarbeiteten Dokumente revisionssicher speichert, mit Volltextsuche indexiert und gemäß deinen Aufbewahrungsfristen automatisch verwaltet. So erfüllst du regulatorische Anforderungen und findest jedes Dokument jederzeit in Sekunden.
Zeige uns deine Dokumente und wir zeigen dir, wie viel Zeit du mit automatischer Verarbeitung sparst. Vereinbare jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch.